« La raison d’être du FNAIM LAB est de développer, améliorer et apporter de la plus-value aux services rendus par les adhérents de la FNAIM à leurs clients »
Charte FNAIM LAB, 2019
Bien que rigueur, organisation et discipline soient les maîtres-mots en ce qui concerne la gestion de ces clés, et que l’ensemble des équipes réalisent tous les efforts possibles - la bonne identification, le rangement et les différents process mis en place - cela reste un point noir dans le quotidien des collaborateurs.
En 2020, en pleine ère du digital (paiement sans contact via téléphones, ...), est-il possible de dire adieu aux grosses poches déformées par toutes ces clés, aux frais liés à la perte malencontreuse d’un trousseau ou encore à l’indisponibilité de celui-ci car un partenaire ne l’a pas restitué, comme convenu, la veille au soir ? Existe-t-il des solutions qui permettraient d’en finir avec cette préoccupation ?
Le FNAIM LAB est à l’écoute des besoins de ses adhérents dans l’exercice de leurs activités et entend la nécessité de réfléchir à des moyens innovants et pérennes pour résoudre cette problématique.
LES BESOINS DES AGENCES IMMOBILIERES
Partons du principe qu’un bien dispose d’une seule clé, multipliez ce nombre par le nombre de biens gérés par l’agence immobilière et vous obtiendrez une sacrée quantité de clés différentes au sein d’une même agence. De, plus, la gestion des clés représente en moyenne 15 à 20 minutes d’organisation par mois et par clé pour chaque collaborateur. Dans le cas d’une agence immobilière possédant 400 lots en gestion, le technicien perdra mensuellement 126 heures dédiées à cette tâche. Un coût de gestion qui peut affecter fortement la compétitivité de l’agence.
Se désencombrer
Les agents immobiliers aimeraient, avant toute chose, se désencombrer. Et, sur ce point, les femmes ont un léger avantage, notamment grâce à leur sac à main. Mais, homme ou femme, cela reste une gêne, voire même une pénibilité.
La disponibilité et la sécurité
Tous les agents immobiliers ont un jour connu l’angoisse de constater que les clés pour la prochaine visite ne sont pas disponibles. C’est une véritable catastrophe et le début d’un contre-la-montre : « Qui est la dernière personne à en avoir eu besoin ? Quand ? Pourquoi ne sont-elles pas à leur place à présent ? Comment les récupérer à temps ? » …
Une technicienne EDL témoigne à ce sujet : « 2h avant mon rendez-vous, j’ai dû contacter mes collègues et mener une enquête, à la manière de Sherlock Holmes. Finalement, après avoir alarmé toute l’agence, je me suis aperçue qu’elles n’étaient pas loin…mais simplement pas à leur place. »
C’est une poussée de stress dont les collaborateurs se passeraient volontiers. Par ailleurs, dans les cas où les clés sont véritablement égarées, cela pose un réel problème de sécurité ; La responsabilité, la réputation de l’agence en question, sont engagées. Tout ceci est néfaste pour l’image de marque de l’agence.
Une identification claire
Une situation classique, que rencontrent tous les agents immobiliers, est d’essayer, lors de la visite d’un bien immobilier, toutes les clés du trousseau avant de réussir à ouvrir les portes. Et, bien que l’agent soit très professionnel, cela laisse planer un léger mal-être, un manque de fluidité, au cours de la visite.
LES SOLUTIONS ENVISAGEABLES
L’application mobile : l’étiquetage des clés
En analysant le passé, nous remarquons qu’en 2010, il était possible de télécharger sur Iphone l’application « Gestion de clés » (https://immo2.pro/service-immobilier/iphone-immobilier-une-application-de-gestion-des-cles-pour-les-professionnels-de-limmobilier/).
Certains professionnels de l’immobilier avaient opté pour cette solution mais l’expérience n’a pas été concluante et qui plus est, cette application n’existe plus aujourd’hui.
C’est la raison pour laquelle, les outils développés doivent permettre un gain de temps, faciliter la gestion des clés mais surtout être pérennes.
Les boîtes à clés : une alternative facile, pratique et sécurisée
Bon nombre de locations saisonnières ont d’ores et déjà opté pour ce produit. Dans ce cas, le gestionnaire indique à son locataire le code, et ce dernier peut arriver, à n’importe quel moment de la journée, saisir le code et s’installer. Au moment du départ, il suffit au locataire de déposer le jeu de clés dans la boîte.
Il pourrait être envisagé de déployer ce dispositif en agences immobilières ; solution qui réglerait les clés perdues et les poches encombrées, mais à quels coûts ?
Les outils connectés et la gestion des accès : l’alternative 2.0
De nombreuses entreprises travaillent et réfléchissent à cette problématique de gestion des clés. Et aujourd’hui, avec l’évolution des moyens technologiques, tout est possible en un clic !
QUE PROPOSENT LES PROFESSIONNELS ?
Plusieurs produits sont à présent commercialisés et mis en place. De la boîte à clés connectée qui gère l’ensemble des clés de l’agence, à l’installation de serrures intelligentes. Les choix sont multiples.
A l’agence ou dans le hall de l’immeuble : la boîte à clés connectée
Il est possible de faire poser un module à fixer au mur ; celui-ci comprend des casiers (entre 7 et 25). Pour récupérer les clés, il suffit de se munir de son badge, ou de saisir un code PIN ou de passer par son smartphone. Par ailleurs, grâce à l’application liée, la traçabilité et la localisation des clés par le gestionnaire sont assurées.
Au bien immobilier : les serrures intelligentes
Certaines entreprises se spécialisent dans la digitalisation des procédés. En effet, en ne changeant qu’une partie de la serrure, en y insérant un cylindre à verrouillage électronique, l’usage des clés devient alors obsolète. Il suffit de se munir d’une carte magnétique (comme dans les hôtels, par exemple) ou d’un téléphone (via une application mobile) pour que la porte s’ouvre. Tout dépendra du niveau « d’intelligence » du système choisi.
ET LES AVANTAGES
Quelque soit le dispositif choisi et mis en place, il est possible de limiter les droits d’accès. En effet, ceux-ci peuvent être temporaires, permanents ou uniques et ils peuvent être transmis à distance. Cela permet une gestion individuelle des accès (un prestataire notamment n’aura pas besoin d’un accès permanent). D’autre part, cela permet une traçabilité des entrées / sorties du logement concerné.
Pour tous ces produits, un point d’honneur est mis sur la sécurité du système : données cryptées, verrouillage automatique lors de trop de codes erronés… Ainsi, toutes ces solutions, connectées ou plus classiques, seraient des atouts indéniables auprès des agences immobilières. Elles permettraient aux collaborateurs, de se désencombrer, de gagner du temps, mais encore d’être plus efficaces.
Toutefois, ces nouvelles organisations, et ces nouveaux moyens, ont un coût. Faire installer des serrures connectées occasionnerait des dépenses considérables.
Bien que le modèle économique de l’administration de bien ne permette pas, pour le moment, de tels investissements, le FNAIM LAB recherche des solutions pour améliorer la gestion des clés. Son premier objectif étant de « détecter […] des startups qui proposent des solutions pertinentes pour l’exercice des activités des adhérents de la Fédération » (Charte FNAIM LAB, 2019).
Néanmoins, pour contrebalancer la notion des coûts associés, le développement de ces nouvelles technologies et la mise en place de ces dispositifs au sein des agences immobilières engendreraient la création de nouveaux emplois et services aux usagers.
C’est pourquoi le FNAIM LAB poursuit ses investigations et reste à l’écoute des entreprises 2.0 proposant des avancées technologiques pouvant faire de ce tracas quotidien, un lointain souvenir !
Le FNAIM LAB
Date de mise à jour : 04/12/23Date de création : 09/11/20
